Encuestas para empleados: la guía esencial para los responsables de RR.HH

Bienvenido a esta guía sobre encuestas para empleados. La gestión del liderazgo, el compromiso, empleados clave que abandonan la empresa, el estrés y la conciliación de la vida laboral y familiar son probablemente algunos ejemplos de temas que como responsable de Recursos Humanos has de lidiar a diario. ¿Y si te dijera que tienes a tu disposición una poderosa herramienta que puede detectar posibles problemas antes de que ocurran? La respuesta es sencilla: las encuestas para empleados.

Te proponemos conocer:

1. Las posibilidades más eficaces de implementar encuestas para empleados.
2. Los tipos de encuestas que se deben utilizar.
3. La mejor manera de utilizar los datos y las opiniones que recibas para así mejorar la experiencia de tus empleados y conseguir que la organización sea más eficiente.

Tanto si quieres conocer cómo se hacen este tipo de encuestas como si ya has puesto en marcha una estrategia de escucha de los empleados, este es tu post.

¿Qué es una encuesta para empleados?

Una encuesta para empleados es una herramienta que se utiliza para captar sus opiniones en el lugar de trabajo. Te permite conocer su satisfacción y la situación general de la salud de la empresa en las áreas relacionadas con los Recursos Humanos, para poder implantar mejoras dentro de la organización.

Suele ser un cuestionario online en donde se aportan opiniones y comentarios sinceros sobre el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados dentro de la organización. Suelen girar en torno a temas como la satisfacción laboral, el liderazgo, la comunicación, la gestión del cambio, la seguridad psicológica, las oportunidades profesionales, entre otros temas.

Las encuestas para empleados son la mejor forma de conocer cómo se sienten los empleados en su entorno de trabajo y en la organización en su conjunto.

Darles la oportunidad de opinar demuestra que sus opiniones se valoran y que se puede actuar directamente para mejorar. Esto puede aumentar la satisfacción en el trabajo y mejorar la moral, el compromiso y la productividad.

3 ventajas de realizar encuestas a los empleados

Estas encuestas para empleados son una gran fuente de información sobre la cultura y el funcionamiento de una empresa. Poner en marcha una estrategia de escucha recogiendo el feedback de los empleados tiene unas claras ventajas:

1. Mejora de la comunicación: cuando una organización se esfuerza por conocer las experiencias de sus empleados en el lugar de trabajo, puede mejorar significativamente la comunicación entre el personal y RR.HH. Ayudan a identificar problemas y fomentar el diálogo abierto sobre temas que la organización no tendría en cuenta de otro modo.
2. Aumento de la moral y de la productividad: con un mayor conocimiento de sus trabajadores, los responsables de RR.HH pueden identificar qué motiva a los empleados y utilizarlo para aumentar la moral y la productividad en el lugar de trabajo.
3. Toma de decisiones más eficaz: cuando una empresa es capaz de recoger y analizar las opiniones de su personal, puede tomar mejores decisiones que reflejen sus preferencias, necesidades y opiniones. Los responsables de RR.HH pueden utilizar esta información para detectar áreas en las que se necesitan cambios, o para realizar ajustes y crear nuevas iniciativas.

Tipos de encuestas para empleados

Hay muchos tipos diferentes de encuestas para los empleados que las organizaciones utilizan para recabar opiniones de sus empleados. Algunas de las más comunes son:

1. Encuesta Health Check de la compañía: el mejor diagnóstico que puedes hacer para tu organización (sólo proporcionado por atwork). Una completa encuesta que permite conocer la situación de las 5 áreas más importantes para Recursos Humanos: organización, interacciones, liderazgo, desarrollo de la carrera profesional y trabajo diario. Proporciona una visión global de la salud de la organización y una puntuación que puede monotorizarse a lo largo del tiempo.
2. Encuestas para empleados que detectan el nivel de compromiso: estas encuestas suelen utilizarse para medir la satisfacción y el compromiso general de los empleados con su trabajo y la organización. Suelen incluir preguntas sobre la satisfacción laboral de los empleados, su motivación y su disposición a recomendar la organización a otras personas.
3. Encuestas de pulso: son más breves y frecuentes que las encuestas tradicionales a los empleados. Suelen utilizarse para medir los sentimientos y opiniones actuales de los empleados sobre un tema, asunto o acontecimiento concreto.
4. Encuestas en profundidad: implica llevar a cabo una investigación amplia y detallada sobre un tema específico, explorar sus diversos aspectos y comprender a fondo sus complejidades. Algunos ejemplos: liderazgo, seguridad psicológica, trabajo a distancia y gestión del cambio.
5. Encuestas de satisfacción del cliente: pueden utilizarse para recabar opiniones sobre la calidad de los servicios/productos prestados por la organización e identificar las áreas que necesitan mejoras.

Crear una encuesta

Desarrollar objetivos claros

Crear una encuesta para empleados con éxito puede ser una tarea desalentadora. Sin embargo, siempre tienes la opción de confiar en un proveedor experimentado en herramientas de recopilación y análisis de feedback de empleados -como atwork-, ya que disponemos de encuestas científicamente probadas y con una metodología clara. Todo preparado para que no tengas que perder tiempo en tareas administrativas o en el análisis de datos.

Es necesario desarrollar objetivos claros en las encuestas para empleados. Esto te ayudará a tener una visión clara de lo que intentas averiguar y de las medidas necesarias para mejorar el lugar de trabajo de tu organización.

Diseño de preguntas

A la hora de diseñar encuestas para los empleados, uno de los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta es cómo crear preguntas que midan eficazmente las actitudes hacia la empresa, el lugar de trabajo y las cuestiones organizativas. No se trata de hacer preguntas, sino de hacer las preguntas adecuadas.

Antes de formular cualquier pregunta, es importante prever el resultado deseado. ¿Qué necesita saber la empresa sobre el lugar de trabajo y cómo se utilizarán los resultados de la encuesta? Una vez establecido esto, se puede formular una serie de preguntas para generar la información necesaria.

Empieza por crear un conjunto de preguntas específicas que abarquen diversos aspectos del lugar de trabajo. Decide qué tipo de comentarios necesitas de los empleados para hacerte una idea más clara de las áreas que necesitan mejoras. A continuación, a partir de las respuestas obtenidas en la encuesta, deberías ser capaz de determinar qué cambios deben introducirse para lograr un impacto positivo en la organización.

Hay varios factores que los responsables de RR.HH. deben tener en cuenta a la hora de diseñar las preguntas de las encuestas para empleados. Las preguntas deben ser claras y evitar cualquier lenguaje que pueda considerarse tendencioso o confidencial. Además, las preguntas deben ser abiertas en la medida de lo posible, y los encuestados deben tener la oportunidad de hacer comentarios adicionales.

También debe tenerse en cuenta la organización de la encuesta, ya que la forma en que se secuencian las preguntas puede afectar a la exactitud de las respuestas. Crear encuestas para empleados claras y sucintas no sólo garantiza la calidad de la información recopilada, sino también el tiempo que los encuestados tardan en responder, ya que sobrecargar una encuesta puede producir a menudo altas tasas de abandono.

Elaborar una estrategia de encuesta

Fijar el calendario

Uno de los aspectos más importantes es establecer un plazo razonable para completar la encuesta. Es crucial asegurarse de que el periodo es el adecuado para que la organización obtenga un buen índice de respuesta y refleje realmente las opiniones de sus empleados. También es importante no realizar las encuestas para empleados durante demasiado tiempo, ya que esto puede provocar un descenso en el índice de respuesta debido a que la gente se comprometa menos con la encuesta.

¿Cuánto tiempo es el adecuado para este tipo de encuestas para empleados? Hay que tener en cuenta algunas consideraciones. En primer lugar, el tamaño de la empresa y el tiempo que suelen tardar los empleados en completar la encuesta. Las organizaciones más grandes probablemente requerirán un periodo más largo, mientras que las empresas más pequeñas podrán implementar las encuestas más rápidamente.

El momento también puede ser un factor crucial. Siempre debes intentar seleccionar un momento en el que toda la organización esté activa, como periodos entre vacaciones, o a principios o finales de año. Además, enviar la encuesta dentro del horario laboral dará a los empleados más tiempo para responder. Por último, asegúrate de comunicar bien los plazos, de este modo, los empleados podrán planificarse bien.

Elegir la herramienta de encuesta adecuada

Elegir la herramienta adecuada que gestione las encuestas para empleados es esencial para cualquier responsable de RRHH. Hay una gran variedad de herramientas disponibles. Las encuestas online son una forma fácil y eficaz de recabar las opiniones de los empleados, y la mayoría proporcionan información en tiempo real.

También requieren una configuración mínima y no es necesario administrarlas manualmente, lo que supone una gran ventaja. Las encuestas para empleados en papel son más tradicionales y pueden distribuirse entre los empleados tal cual, pero requieren más esfuerzo para recopilar y analizar los datos a mano.

Lo más importante es asegurarse de que la herramienta elegida para gestionar las encuestas para empleados está alineada con la cultura y los valores de la empresa. Y, por supuesto, que las encuestas que se realicen se adapten a la organización, tanto en su lenguaje como en sus preguntas.

Realización de la encuesta

Generando interés

Las encuestas para empleados sólo son eficaces si se completan, y eso significa que los responsables de RR.HH deben asegurarse de que sus empleados son informados debidamente.

Generar interés es fundamental para el éxito. Puedes empezar por proporcionar a tus empleados:

1. Una visión clara y concisa de las encuestas para empleados que se ponen en marcha y por qué son importantes.
2. Explicar por qué la organización necesita esta información y cómo se utilizará.
3. Facilitar información detallada sobre los plazos de respuesta y sobre cuándo estarán disponibles los resultados.
4. Detallar cómo se administrarán las encuestas para empleados (online o en papel) y cómo será el proceso.

Es importante hacer hincapié en cómo se tendrán en cuenta las opiniones de los empleados. Asegúrate de que los empleados sepan que sus opiniones importan, que sus comentarios son valiosos y que se tomarán en serio. Esto puede ayudar a aumentar el compromiso de los empleados en el proceso de la encuesta y puede actuar como incentivo real para participar.

Al generar interés es más fácil que las encuestas para empleados sean un éxito. Mediante una comunicación eficaz y proporcionando la información y los incentivos necesarios, las organizaciones pueden asegurarse de que sus empleados estén interesados en participar en ellas. Esto puede dar lugar a comentarios más precisos y perspicaces y, en última instancia, ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos.

Recopilación de datos

Es importante diseñar cuestionarios que se adapten a las necesidades y a la cultura propias de cada organización. Asegúrate de que obtienes la información demográfica pertinente y de que se respeta el anonimato.

Las encuestas para empleados en formato online son una forma fácil y eficaz de recoger valiosas aportaciones de los miembros de tu equipo. El proceso es sencillo: los empleados reciben una invitación por correo electrónico para cumplimentar el cuestionario. Una vez cumplimentado, todos los datos son recopilados y analizados por el departamento de RR.HH o por la herramienta especializada que hayas contratado para llevar a cabo este tipo de encuestas y su análisis.

Esta información puede utilizarse para desarrollar estrategias que permitan a Recursos Humanos anticiparse a posibles problemas y a poner en marcha acciones que hagan crecer y alcanzar el éxito a la empresa.

Análisis de los resultados

Analizar el feedback recibido es sólo una parte del trabajo que supone. Para lograr un impacto real de las encuestas para empleados, es necesario tomar medidas basadas en los comentarios recibidos. Aquí tienes algunos consejos que puedes seguir para que las encuestas para empleados sean un éxito:

1. Compara los resultados a lo largo del tiempo. Si realizas encuestas a los empleados con regularidad, compara los resultados a lo largo del tiempo para ver cómo se sienten y ver en qué áreas se necesitan mejoras.
2. Detecta tendencias. Puede ayudarte a identificar los problemas que deben abordarse o las áreas que están funcionando bien.
3. Asegúrate de que los resultados son procesables. El objetivo de realizar encuestas a los empleados es mejorar las experiencias laborales de los empleados en la organización. Por tanto, asegúrate de que los resultados de la encuesta son procesables y pueden utilizarse para introducir cambios en el lugar de trabajo.

Analizar los datos puede llevar mucho tiempo. Estamos seguros de que, como responsable de RR.HH o persona encargada de tomar decisiones, tu tiempo es oro y tienes que atender múltiples tareas. Por este motivo, es recomendable contratar una plataforma para la recogida y análisis del feedback de empleado. Te simplificará el proceso a la par que te ahorrará mucho tiempo, esfuerzo, costes internos y obtendrás los resultados esperados. Podrás analizar los resultados fácilmente gracias a un Dashboard donde se refleja todo el análisis.

Establecer un plan de acción

Esta es la segunda parte, crucial si queremos alcanzar el éxito. Es el momento de actuar. Esto significa que, una vez analizado el feedback recogido en las encuestas para empleados, es hora de tomar decisiones y poner en marcha acciones.

Elegir una plataforma (como atwork Suite) con la función de recomendaciones y plan de acción obtenido con Inteligencia Artificial será de gran ayuda. Al identificar patrones en los datos, su función de Inteligencia Artificial puede ayudarte a identificar las áreas que necesitan mejoras y desarrollar planes concretos para abordarlas. Se trata de una ventaja fundamental que los métodos de encuesta tradicionales no pueden igualar.

Esto puede ahorrarte tiempo y centrarte en otras tareas. La Inteligencia Artificial ayuda a analizar los resultados de las encuestas con mayor rapidez y precisión.

Y, por último, es súper importante que después de haber implementado acciones puedas hacer un seguimiento de su impacto. Es recomendable que optes por una plataforma que te permita monitorizar el impacto de tus acciones a lo largo del tiempo.

2 errores comunes que debes evitar

Aunque las encuestas para empleados pueden ser una herramienta valiosa, hay algunos errores comunes que puedes evitar:

1. Ignorar los comentarios: Asegúrate de tomar medidas en función de los comentarios que recibas. Ignorar las opiniones puede provocar que los empleados no se comprometan y crear una cultura negativa en el lugar de trabajo.
2. No comunicar los resultados: comparte los resultados de la encuesta con los empleados para mostrar que se ha escuchado su opinión y que se están tomando medidas.

Algunas ideas finales

A lo largo del post hemos visto consejos sobre las encuestas para empleados que aporten valor y beneficio a la organización. Te ayudarán a identificar problemas y retos que pueden estar obstaculizando la retención de empleados, la gestión del cambio o el compromiso, por ejemplo. También pueden ayudarte a identificar áreas en las que puede mejorar la comunicación, la colaboración y el trabajo en equipo, lo que puede conducir a una cultura del lugar de trabajo más positiva y productiva.

Ten en cuenta que es muy importante desarrollar objetivos claros y crear un conjunto de preguntas específicas y acertadas que cubran las áreas clave del lugar de trabajo y los problemas de la organización. Recurrir a un proveedor con experiencia en la recogida y en el análisis de las opiniones de los empleados que te ayude a crear encuestas para empleados potentes y científicamente probadas, así como una metodología clara, también es fundamental para el éxito de tu estrategia de escucha.

atwork Suite te proporciona todo lo que necesitas, una plataforma completa que te permite tener el control de todo el proceso que tienen que ver con las encuestas para empleados:

1. Diferentes tipos de cuestionarios científicamente probados, con el Company Health Check como mejor encuesta de diagnóstico de la salud de tu organización del mercado.
2. Un potente Dashboard que recoge el análisis de todas las opiniones de los empleados. Tendrás toda la información de los resultados a golpe de click.
3. Ahorrarás tiempo gracias a su potente función de Inteligencia Artificial, ya que te ofrece un plan de acción con recomendaciones para poner en práctica en función de los comentarios recogidos. ¡Ahorra tiempo y esfuerzo!
4. Y, por último, pero no por ello menos importante, la plataforma te permite hacer un seguimiento del impacto de las acciones que realizas a lo largo del tiempo.

Así que, si quieres llevar a tu organización al siguiente nivel, ¡empieza a escuchar a tus empleados hoy mismo! ¡Gracias por leernos!

Autora: Ascen Barranco. Content Creator en atwork.